Adatkezelési tájékoztató

A Villámfordítás Kft., a villamforditas.hu üzemeltetője) elkötelezett híve a szigorú adatvédelemnek, és annak alapelveit minden folyamatában alkalmazza is. Jelen tájékoztatónk ebbe nyújt betekintést.

Definíciók – hogy egy nyelvet beszéljünk

• személyes adat: olyan információ, amely alapján valaki azonosítható (például név, céges e-mail cím, fénykép vagy akár az általa használt eszköz IP-címe)
• érintett: szolgáltatásunk iránt érdeklődők, ügyfeleink, külső, belső és leendő munkatársaink, egyszóval: Ön
• adatkezelő: aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza
• adatfeldolgozó: aki az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel (például egy orvosi leletet lefordít vagy a könyvelést készíti el)
• al-adatfeldolgozó: az adatfeldolgozó alvállalkozója, külső munkatársai (például egy egyéni vállalkozó fordító kolléga)

A Villámfordítás mint adatkezelő

Ügyviteli folyamataink középpontjában a megrendelők

Fontos megjegyeznünk, hogy a Villámfordítás egyedi fejlesztésű projektkezelő rendszerének megalkotásánál az ügyfeleinket helyeztük a középpontba, illetve a professzionális kiszolgálásukra optimalizáltuk folyamatainkat. Ezért például ezzel a rendszerrel összekötöttük a levelezésünket és a mobiltelefonjainkat is, hogy mindig a lehető leghatékonyabban folyjon köztünk a kommunikáció és a mi oldalunkon a munkaszervezés. Ezért előfordulhat, hogy egy Ön által küldött levélre nem a megszólított projektmenedzser válaszol vagy éppen egy másik kollégánk veszi fel a telefont.

E rendszerünk egyik felülete a villamforditas.hu honlap és az azon keresztül elérhető felhasználói fiókja – utóbbi használatával érheti el az általunk tárolt adatait, aktuális és korábbi projektjeihez kapcsolódó fájlokat, beállításokat és egyéb információkat.

A felhasználói fiókok biztonsága kiemelten fontos számunkra – ez mindannyiunk közös érdeke is:

• Ehhez a fiókhoz kizárólag Önnek van hozzáférése.
• A projektek átadása után 90 nappal biztonsági okokból eltávolítjuk fiókjából a fájlokat, de kérésére ismét elérhetővé tesszük további 90 napra.
• Ha Ön egy megbízó cég képviseletében jár el, akkor további kapcsolattartókkal kizárólag az Ön írásos beleegyezése után osztunk meg ebből a fiókból adatokat, fájlokat.
• A visszaélések megelőzése érdekében folyamatosan monitorozzuk az eszközök IP-címét, amelyekről Ön belép a fiókjába; így ha szokatlan tevékenységet észlelünk, közbe tudunk lépni, meg tudjuk védeni adatait és fájljait. (Ehhez az adathoz kizárólag az informatikai adatvédelemmel foglalkozó munkatársaink férnek hozzá, és más célra nem használják fel.)

Kinek adhatunk át adatokat a mindennapi munkavégzés során

Az Ön által ránk bízott – vagy törvény által előírt – feladatainkhoz mindig a lehető legjobb szakembereket választjuk partnerként – legyen szó fordításról, tolmácsolásról, kiadványszerkesztésről, könyvelésről, fejlesztésről vagy bármi másról –, és mindegyikőjükkel csak azt követően kezdünk dolgozni, hogy szigorú titoktartást fogadnak nekünk.

A következő szervezetek nyújtottak számunkra megfelelő garanciákat az Ön és saját adataink védelmére – higgyen nekünk, magasra tettük a lécet:

• PayPal
  a villamforditas.hu honlapon elérhető online fizetési lehetőségek egyikének technikai szolgáltatója
  PayPal, Inc., 2211 North First Street, San Jose, California 95131
  adatkezelési tájékoztatója (angol nyelven): https://www.paypal.com/us/webapps/mpp/ua/privacy-full
• SimplePay
  a villamforditas.hu honlapon elérhető bankkártyás fizetés technikai szolgáltatója
  OTP Mobil Kft., 1093 Budapest, Közraktár u. 30–32.
  adatkezelési tájékoztatója: http://simplepay.hu/old/docs/201805/SimplePay_b2c_adatkezelesi_tajekoztato_hun_20180517.pdf
• OTP
  a Villámfordítás Kft. (Villámfordítás fordítóiroda) számlavezető bankja
  OTP Bank Nyrt., 1051 Budapest, Nádor utca 16.
  adatvédelmi politikája: https://www.otpbank.hu/portal/hu/adatvedelem
• Amazon Cloud
  a Villámfordítás által tárolt fájlok, adatok egyik biztonsági mentésének helye
  Amazon Web Services, Inc., 1200 12th Avenue South Suite 1200, Seattle, WA 98144, United States
  adatkezelési tájékoztatójuk (angol nyelven): https://aws.amazon.com/privacy/
• Google
  a Villámfordítás által tárolt fájlok, adatok egyik biztonsági mentésének felhő alapú tárhelyszolgáltatója és e-mail szolgáltatónk
  Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States
  adatvédelmi irányelveik: https://policies.google.com/privacy
• szamlazz.hu
  a Villámfordítás számlái a szamlazz.hu rendszerén keresztül készülnek
  KBOSS.hu Kft., 1031 Budapest, Záhony utca 7.
  adatkezelési tájékoztatója: https://www.szamlazz.hu/adatvedelem/
• Kilgray
  a memoQ fordítástámogató szoftver alkotói és szerver megoldások üzemeltetői
  Kilgray Zrt., 5700 Gyula, Béke sugárút 14.
  adatvédelmi szabályzata (angol nyelven): https://www.memoq.com/en/privacy-policy
• Rackforest
  a villamforditas.hu tárhelyszolgáltatója
  Rackforest Informatikai Kereskedelmi Szolgáltató és Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság, 1116 Budapest, Sáfrány utca 6.
  adatkezelési szabályzata: https://rackforest.com/wp-content/uploads/2018/05/adatkezelesi-szabalyzat.pdf
• ALT Könyvelőiroda
  a Villámfordítás könyvelői
  ALT Könyvelőiroda, 1074 Budapest, Hársfa utca 21.

Hogyan védjük adatait

Belső adatvédelmi és informatikai szabályzatainkon túl Üzletmenet-folytonossági és Katasztrófatervvel, többszörös és földrajzilag elkülönített biztonsági mentésekkel, naprakész védelmi rendszerekkel és a kollégák folyamatos képzésével támogatjuk minden általunk tárolt adat – legyen szó adatbázisokról vagy fordítandó dokumentumokról – sértetlenségét, rendelkezésre állását és azt, hogy kizárólag az arra jogosultak férhessenek hozzá.

A projektek lebonyolításához átadott, illetve a teljesítése során keletkezett anyagok és kapcsolódó dokumentáció kezelésére vonatkozóan az ISO 9001:2015 és az ISO 17100:2015 szabvány irányelveit követjük.

Az adatok kezelésének további kérdései nagyban függnek attól, hogy milyen kapcsolatban áll Ön a Villámfordítással.

Ha Ön ügyfelünk (vagy ügyfelünk kapcsolattartója)

Milyen (személyes) adatokat kérhetünk

• teljes név
• e-mail cím
• telefonszám
• levelezési cím
• számlázási adatok (név, adószám, cím)

Milyen célból kezelhetjük ezeket

A fenti adatok mindegyikét elsősorban szerződés teljesítés jogalapon kezelhetjük – kapcsolattartásra és egyeztetésre az ajánlatadástól, a számlázáson át egészen a teljesítésig –, majd jogi kötelezettségeink teljesítése – például számlázás – miatt őrizzük.
Ezen felül az Ön vagy a mi jogos érdekünk érvényesítéséhez használhatjuk fel adatait. Ebbe a kategóriába tartozik a korábban már említett felhasználói fiókok védelme és szolgáltatásaink fejlesztése. Ez utóbbihoz időnként az Ön segítségére is számítunk, egy-egy rövid értékelés formájában – az ISO-tanúsítványunkkal összhangban és a folyamatos fejlődésünket szem előtt tartva.
Adatainak minden további felhasználásáról előzetesen tájékoztatjuk, és hozzájárulását kérjük.

Kinek adhatunk hozzáférést adataihoz

Adatait a Villámfordítás belső munkatársai (projektmenedzserek, fordítási tanácsadóink, pénzügyi asszisztensünk, technikai csapatunk) érhetik el; számlák készítéséhez a szamlazz.hu rendszerébe továbbítjuk, és könyvelőink dolgozzák fel.
A hozzáférések engedélyezésénél folyamatosan szem előtt tartjuk az adattakarékosság és célhoz kötöttség elveit.

Meddig őrizzük

A magyar törvények és szabályozás értelmében minden projekt pénzügyi adatait 8 éven át kell őriznünk. A fordítói piacra szabott ISO-tanúsításunkkal azonban azt vállaltuk, hogy minden (tervezett és megvalósult) projekthez kapcsolódó adatot 10 éven át őrzünk – az általunk elérhető legnagyobb biztonságban.

Milyen jogai vannak

Önnek joga van:

• tájékoztatást kérni az általunk kezelt adatairól, a tárolás és hozzáférés körülményeiről
• hozzáférnie adataihoz, helyesbítést vagy korlátozást kérni
• tiltakozni jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen
• adatai „elfeledtetését” kérni tőlünk – a fenti intervallumok figyelembe vételével

Ha egy adatkezelésünk kizárólag az Ön személyes hozzájárulásán alapul – például szolgáltatásainkról, cégünkről szóló tájékoztatók fogadása e-mailben –, akkor ezt a hozzájárulást bármikor visszavonhatja. Ezt megteheti felhasználói fiókján keresztül, az Adatvédelmi megkeresés űrlapunk (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) kitöltésével vagy egy üzenet küldésével az adatvedelem@villamforditas.hu e-mail címre.

Kivételek

A fenti jogok kizárólag személyes adatokra vonatkoznak.
Amennyiben Ön egy megrendelőnk kapcsolattartója, és élni kíván az elfeledtetés jogával, kérjük, adjon meg egy másik kapcsolattartót, hogy törvényi és szerződésben vállalt kötelezettségeinket teljesíteni tudjuk!

Automatikus döntéshozatal

Automatikus döntéshozatallal egyetlen helyen találkozhat a folyamatainkban, a villamforditas.hu honlap Fordítási kalkulátoránál. Itt a forrás-, a célnyelv, a terjedelem és a kért szolgáltatás megadásával a rendszerünk automatikusan készít Önnek egy ajánlatot árkalkulációval és határidőkkel. (Ha elfogadja ezt az ajánlatot és kifizeti a kalkulált díjat, máris elindul a munka.)
Ha nem elégedett például a rendszer által ajánlott határidővel, akkor lehetősége van az „Egyedi árajánlatot kérek” gombbal kifejteni igényeit, és projektmenedzser kollégánk kapcsolatba lép Önnel, hogy egyeztessék a részleteket.

Ha Ön külső munkatársunk, alvállalkozónk

Milyen (személyes) adatokat kérhetünk

• teljes név
• e-mail cím
• telefonszám
• levelezési cím
• számlázási adatok (név, adószám, cím)
• szakterületek
• szakmai képzettséget vagy tapasztaltot igazoló iratok (bemutatása vagy másolata)
• felhasználónév a memoQ-szerverünkhöz

Milyen célból kezelhetjük ezeket

A fenti adatokat mindegyikét elsősorban szerződés teljesítés jogalapon kezelhetjük – az első kapcsolatfelvételtől az utolsó közös projektünk lezárásáig –, majd jogi kötelezettségeink teljesítése miatt őrizzük.

Ezen felül az Ön vagy a mi jogos érdekünk érvényesítéséhez használhatjuk fel adatait. Ebbe a kategóriába tartozik a korábban már említett felhasználói fiókok védelme, szolgáltatásaink, alvállalkozói adatbázisunk fejlesztése és pályázatokon való részvétel. Ez utóbbi célok elérése érdekében időnként az Ön segítségére is számítunk, egy-egy rövid értékelés formájában, illetve folyamatos visszajelzést küldünk külső kollégáinknak a szállított anyag minőségéről – az ISO-tanúsítványunkkal összhangban és mindannyiunk folyamatos fejlődését szem előtt tartva.

Mielőtt adatait pályázati anyagban szerepeltetnénk, minden alkalommal előzetes, írásos beleegyezést fogunk kérni Öntől.

Adatainak minden további felhasználásáról előzetesen tájékoztatjuk, és hozzájárulását kérjük.

Kinek adhatunk hozzáférést adataihoz

Adatait a Villámfordítás belső munkatársai (vendormenedzser, projektmenedzserek, pénzügyi asszisztensünk, technikai csapatunk) érhetik el és könyvelőink dolgozzák fel.
A tolmács kollégák kapcsolattartáshoz szükséges adatait (név és telefonszám) megosztjuk a megrendelőnkkel az esemény előtt, hogy a helyszínen már közvetlenül tudjanak kommunikálni.
A hozzáférések engedélyezésénél folyamatosan szem előtt tartjuk az adattakarékosság és célhoz kötöttség elveit.

Meddig őrizzük

A magyar törvények és szabályozás értelmében minden projekt pénzügyi adatait 8 éven át kell őriznünk. A fordítói piacra szabott ISO-tanúsításunkkal azonban azt vállaltuk, hogy minden (tervezett és megvalósult) projekthez kapcsolódó adatot 10 éven át őrzünk – az általunk elérhető legnagyobb biztonságban.

Milyen jogai vannak

Önnek joga van:

• tájékoztatást kérni az általunk kezelt adatairól, a tárolás és hozzáférés körülményeiről
• hozzáférnie adataihoz, helyesbítést vagy korlátozást kérni
• tiltakozni jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen
• adatai „elfeledtetését” kérni tőlünk – a fenti intervallumok figyelembe vételével

Ha egy adatkezelésünk kizárólag az Ön személyes hozzájárulásán alapul, akkor ezt a hozzájárulást bármikor visszavonhatja. Ezt megteheti felhasználói fiókján keresztül, az Adatvédelmi megkeresés űrlapunk (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) kitöltésével vagy egy üzenet küldésével az adatvedelem@villamforditas.hu e-mail címre.

Kivételek

A fenti jogok kizárólag személyes adatokra vonatkoznak.
Ammenyiben Ön egy alvállalkozónk (például fordítóiroda) kapcsolattartója, és élni kíván az elfeledtetés jogával, kérjük, adjon meg egy másik kapcsolattartót, hogy törvényi és szerződésben vállalt kötelezettségeinket teljesíteni tudjuk!

Automatikus döntéshozatal

A külső kollégáinkkal és alvállalkozóinkkal kapcsolatban nem alkalmazunk automatikus döntéshozatalt.

Ha Ön állásra jelentkezik hozzánk

Milyen (személyes) adatokat kérhetünk

• teljes név
• e-mail cím
• telefonszám
• személyiségére, képesítéseire és munkatapasztalatára vonatkozó adatok

Milyen célból kezelhetjük ezeket

A fenti adatokat elsősorban szerződés teljesítés jogalapon kezelhetjük, illetve azon jogos érdekünk alapján, hogy (mind szakmailag, mind emberileg) az elképzeléseinknek leginkább megfelelő pályázót válasszuk ki.
Adatait más célra nem használjuk fel.

Kinek adhatunk hozzáférést adataihoz

Adatait a Villámfordítás vezetői, HR-es munkatársa és csoportvezetők érhetik el.
A hozzáférések engedélyezésénél folyamatosan szem előtt tartjuk az adattakarékosság és célhoz kötöttség elveit.

Meddig őrizzük

Az álláshirdetéseinkre beküldött pályázati anyagokat 2 évig őrizzük.

Milyen jogai vannak

Önnek joga van:

• tájékoztatást kérni az általunk kezelt adatairól, a tárolás és hozzáférés körülményeiről
• hozzáférnie adataihoz, helyesbítést vagy korlátozást kérni
• tiltakozni jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen
• adatai "elfeledtetését" kérni tőlünk

A fenti jogait az Adatvédelmi megkeresés űrlapunk (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) kitöltésével vagy az adatvedelem@villamforditas.hu e-mail címre küldött üzenetével tudja érvényesíteni.

Következmények

Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozik, vagy adatai elfeledtetését kéri tőlünk, kizárjuk az aktuális és jövendőbeli pályázók köréből.

Automatikus döntéshozatal

A leendő (belső) kollégáinkkal kapcsolatban nem alkalmazunk automatikus döntéshozatalt.

A Villámfordítás mint adatfeldolgozó

Ha Ön fordítási, lektorálási, tolmácsolási, kiadványszerkesztési, feliratozási, szinkronizálási vagy egyéb feladatok elvégzésére kér fel bennünket, akkor a feldolgozandó dokumentumok és fájlok tekintetében a Villámfordítás adatfeldolgozói szerepbe lép. Ezek adatkezelési jogaival Ön rendelkezik, felhasználásának céljait Ön határozza meg, az adatvédelem felelősségében pedig osztozunk Önnel.

Minden fordítandó dokumentumot és fájlt a személyes adatok védelméről szóló mindenkori törvényeknek, szabályzásnak és legjobb gyakorlatoknak megfelelően kezelünk – attól függetlenül, hogy tartalmaz-e valóban személyes adatot.

Kinek adhatunk hozzáférést dokumentumaihoz, fájljaihoz

Elsősorban projektmenedzsereink kerülnek kapcsolatba az átadott anyagokkal, és ők bevonhatnak a folyamatba kiadványszerkesztő vagy technikai támogatást nyújtó kollégákat is, ha szükségesnek érzik.

A nyelvi vagy egyéb, speciális szaktudást igénylő feladatokhoz külső kollégák segítségét vesszük igénybe, akikkel kivétel nélkül titoktartási szerződést fogadtatunk el, és akiktől garanciákat kérünk az adatok megfelelő kezelésére vonatkozóan. Adatvédelmi szempontból ők a folyamatban al-adatfeldolgozói szerepet töltenek be.

A ránk bízott feladatok elvégzését követően az Ön személyes felhasználói fiókjába töltjük fel az elkészült anyagokat, vagy ha a fájlok mérete ezt nem engedi, akkor más, biztonságos csatornán juttatjuk el Önhöz.
Személyes átvétel esetén csak akkor adjuk át az elkészült anyagokat, ha minden kétséget kizáróan megbizonyosodtunk arról, hogy az átvevő az Ön nevében jár el (írásos meghatalmazása van Öntől vagy ismeri a projekt részleteit, melyeket csak Ön és mi ismerhetünk).

Meddig őrizzük

Azzal együtt, hogy Ön bennünket bíz meg egy nyelvi vagy egyéb projekt lebonyolításával, kifejezi azon jogos érdekét, hogy a rendelkezésre álló technikai eszközeink segítségével a lehető legelőnyösebb ajánlatot adjuk minden megkeresésekor. Ehhez felhasználhatjuk az általunk készített (vagy Ön által átadott) korábbi fordításait, illetve figyelembe vesszük a szövegbeli ismétlődéseket is.

A fordítói piacra szabott ISO-tanúsításunkkal azt vállaltuk, hogy minden (tervezett és megvalósult) projekthez kapcsolódó dokumentumot és fájlt 10 éven át őrzünk. Ezen időintervallum után a tárolt dokumentumokat megtisztítjuk a személyes adatoktól, illetve kérheti a dokumentumok törlését rendszerünkből.

Kapcsolat és további információ

A Villámfordítás mint adatkezelő és -feldolgozó adatai

Villámfordítás Kft.
1131 Budapest, Babér utca 1-5.
Telefon: +36 1700 1500
E-mail: info@villamforditas.hu
Képviselője: Gál-Berey Tünde, alapító (tunde@villamforditas.hu)

Amennyiben adataival vagy azok kezelésével kapcsolatban kérése vagy kérdése adódna, vegye fel velünk a kapcsolatot az Adatvédelmi megkeresés űrlapunk (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) kitöltésével – vagy írjon nekünk üzenetet az adatvedelem@villamforditas.hu e-mail címre –, és munkatársunk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot.

Ha munkatársunk nem tud kielégítő válasszal szolgálni, és úgy érzi, hogy adatai veszélyben vannak nálunk, kifogásával fordulhat közvetlenül az illetékes hatósághoz is:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Posta cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
URL: http://naih.hu