Minden cég kommunikál, és a kommunikáció akkor hatásos, ha a mondanivaló „átmegy”. Ehhez pedig az egyik legfontosabb alap, hogy a szóhasználat egyeztetett és egységes legyen. Ha egy cég munkatársai egyeztetés nélkül kommunikálnak, és mindent úgy írnak és mondanak, ahogy épp sikerül, a befogadóban legfeljebb a „Hű, de laza!” benyomás alakul ki, ami egy-két sportszergyártón kívül kevés vállalkozást lelkesít. Egy kis pluszmunkával elkerülhető a negatív megítélés.
A megoldás neve: terminológiamenedzsment. A lényege, hogy készítsünk egy szószedetet a cég közösen egyeztetett kifejezéseiből.
A terminológia egy adott szakterület szókincsét jelenti, míg a terminológiai adatbázis (angolul term base, rövidítve TB) az e szavakból és kifejezésekből épített, kereshető és rendszerezett adatcsomag. A terminológiamenedzsment pedig a terminológia folyamatos fejlesztését és meglévő vállalatra jellemző terminusok használatát jelenti. A gyakorlatban olyan szószedetről van szó, amely egy vagy több nyelven tartalmazza az adott szakkifejezéseket. A céges szövegek igényes fordításához ez szinte elengedhetetlen, de még fordítás nélkül is előnyös, ha egy cég – akár egyetlen nyelven – egyezteti a munkatársaival, hogy mit hogyan nevezzenek.
Ha az olvasó ebből az írásból csak három dolgot jegyez meg, a következőket emelnénk ki:
- Ha egy cég tudatosan kezeli a saját terminológiáját, egyértelmű, konzekvens kommunikációt valósíthat meg. Ez pedig üzletileg értékes, hiszen gyorsabb megértést, jobb marketinget, könnyű felismerhetőséget és így több eladást eredményez.
- A terminológia használata egyáltalán nem bonyolult: annyi az egész, hogy a cég útmutatást ad a kommunikációs partnereinek (a szövegíróknak, a blogíróknak, a fordítóknak és az értékesítőknek) a saját szóhasználatáról. „Ezt így mondjuk, azt úgy hívjuk” stb.
- Nem kell túlgondolni, és hetekig adatot gyűjteni a terminológiai adatbázis építése előtt: elég egyszerűen elkezdeni három szóval, és aztán folyamatosan bővíteni a listát.
Mit jelent a terminológiamenedzsment?
Kezdjük a terminus szóval a magyarázatot. A terminus a cég szempontjából olyan szó vagy kifejezés, amelyről fontos tudni, hogy hogyan használjuk. A nyelvészek ennél részletesebb definíciót adnak, de végül is ez a lényeg: a fontosság. Ha a cég munkatársai ismernek olyan szót, amelyet nem mindegy, hogyan kell használni, gyorsan írják is le, mert ez lesz az első bejegyzés a cég terminológiai adatbázisában. Ezeket a fontos, néha magyarázatot igénylő szavakat és kifejezéseket össze kell szedni, és listába kell foglalni, például egy Excel-munkafüzetben vagy egy Google-táblázatban. A terminusok mellé kerülhet a magyarázatuk és a különböző nyelvekre fordított megfelelőjük.
Így néz ki egy egyszerű terminológiai adatbázis:
Terminológiai adatbázis letölthető sablon
(Microsoft Excel fájl, XLSX formátum): Letöltés
Ha egy cég online marketingjében fontos a SEO, tehát a keresőoptimalizálás, a legfontosabb keresőkifejezések is kapjanak helyet a terminológiai adatbázisban. Sőt olyan szavak is felkerülhetnek erre a listára, amelyeknek a használatát kifejezetten el szeretné kerülni a cég. Ezek lesznek a tiltott kifejezések. Ha egy fagylaltos például kifejezetten a gombóc szót használja, és erre a szóra szeretne előrekerülni az internetes keresésben, kerülni fogja a gömb, a gübli, a golyóbis és a golyszli szót, még akkor is, ha vicces.
A terminológiai adatbázist a céges tartalmak készítői nagyon fogják szeretni. Sikert ad a munkájukhoz, mindenki tudni fogja, mi a dolga, és gyorsan érezhető lesz a szinergia is a szövegíró, a fordító, a termékfejlesztő, az ügyfélszolgálatos, a blogger és a szerkesztő tevékenysége között.
Miért kell minden cégnek saját terminológiamenedzsment?
Egységes szóhasználat, több figyelem
Ha minden egyértelműen és egységesen van megfogalmazva, a céges szövegek olvasóiban és a céges bemutatók hallgatóiban nem újabb és újabb tisztázandó kérdések merülnek fel, hanem egyből közelebb kerülnek a döntéshez, hogy a cég termékét vagy szolgáltatását kérjék. Minek pazarolnánk az ügyfelünk nehezen megszerzett figyelmét magyarázkodásra?
Hatékony és gyors munka a cégen belül
A cég szöveges tartalmait általában több személy készíti, együttműködve egymással. Miért kényszerítenénk őket állandó kutatásra, egyeztetésre és vitatkozásra minden egyes alkalommal, amikor valamit leírnak? Sokkal jobb, ha már eleve van egy táblázat, amelyben minden fontos benne van, meg lehet nézni, tovább lehet küldeni a külső fordítóiroda projektvezető munkatársának vagy a szövegírónak. A szakemberek tudják, hogyan kell a terminológiai adatbázist használni, és hálásak lesznek, ha megkapják.
Kevesebb utólagos javítás
Ha a szövegíró és fordító szakemberek már eleve egy terminológiai adatbázis használatával állnak neki a munkájuknak, az általuk készített szövegnek már az első verziója is jó lesz. Elmarad a végigjavítás, a változtatás, a többkörös egyeztetés. A szerkesztők pedig arra figyelhetnek, hogy tökéletesítsék a szöveget, és gördülékeny, megfelelő hangvételű munkát adjanak ki a cég nevében.
Ha muszáj változtatni, legalább egységesen lehet
Néha előfordul, hogy egy kifejezés kimegy a divatból, vagy marketing okokból hanyagolni kell. Nem ritka, hogy valamit néhány évvel a leírása után már nem tartunk politikailag korrektnek, netán már inkább kerülnénk. Ilyenkor elegendő a terminológiai adatbázisban javítani, és attól kezdve az új szóhasználat már érvénybe is lép. Sőt a korábbi írások is átnézhetők az új útmutatás szerint és automatizmusokkal gyorsabban cserélhető a régi szó az újra.
Hogyan kezdjünk hozzá?
Elegáns és könnyű megoldás, hogy felveszünk a cégbe egy terminológiamenedzsmentben jártas nyelvészt, aki majd kidolgozza és megcsinálja, de a gyakorlatban ez ritkán történik meg. A fordítóirodák viszont egyszerűen megbízhatók terminológiaépítési feladattal: kapnak céges szövegeket, és az ott dolgozó nyelvészek összeállítják a megfelelő szószedetet belőlük. Ha a fordítóirodát fordításra kérik fel, általában minden további kérés nélkül is létrehoz az adott szöveghez egy terminológiai adatbázist, és az elemeit a fordítás indulásakor megmutatja a megrendelőnek, például megkérdezi a véleményét, hogy ez meg az a kifejezés jó lesz-e.
Ha egy cég munkatársai maguk fognak bele a terminológiaépítésbe, a következőkre érdemes figyelniük:
- Kezdjük kicsiben! Először koncentráljunk egy területre, egy bizonyos szövegre, egy munkacsoportra. Ha kicsiben kezdjük, akár egy óra alatt is szép eredményt érhetünk el, megízlelhetjük a folyamatot. Ne akkor kezdjünk terminológiai adatbázist építeni, amikor másnap reggelre már készen kell lennie az arra épülő szövegnek.
- A projekt elején gondoljunk erre! Ha már kiküldtük a munkát a szövegíró- vagy fordítóirodának, utólag nem szólhatunk, hogy „Bocs, de volt terminológia is, csak elfelejtettük odaadni”. Ha van egy tervezés alatt álló projekt, próbáljuk ki abban.
- Nem kell a nulláról indulni! Nagy a valószínűsége annak, hogy a cégben valakinek már van ilyen-olyan szószedete, vagy egy korábbi fordítás kapcsán már készült glosszárium vagy terminológiai adatbázis. Lehet, hogy a szövegíró munkatársak saját használatra már létrehoztak ilyet, csak nem osztották meg a többiekkel. Érdemes körbekérdezni, hogy kinek mije van.
Mi legyen a terminológiai adatbázisban?
A terminológiai adatbázis legfontosabb tulajdonsága, hogy egy adott cég számára fontos szavak és kifejezések szerepelnek benne. Az egyik legelső legyen a cég neve és a termékek, szolgáltatások megnevezése.
Cégnév
Egyértelmű? Nem biztos, hiszen a cégnév sokszor benne van angol nyelven is a cégjegyzékben, vagy már lehet hivatalos, netán elterjedt fordítása. A cégnevet szokták rövidíteni, vagy csak a vezérszavát, a kezdőbetűit használni, esetleg a cégformát egyedi módon leírni, de olyan is előfordulhat, hogy – részben vagy egészben – nem szabad fordítani. Ha egységes megjelenést szeretnénk, kezdjük azzal a terminológiai adatbázist, hogy a cég megnevezését alaposan bemutatjuk. Aztán jön a jelmondat, ami ugyan nem szó, de érdemes lehet rögzíteni, különösen ha lokalizálásra kerül sor.
Termékek és szolgáltatások
Talán furcsa ezt egy fordítóirodától hallani, de egy cég termékeinek és szolgáltatásainak idegen nyelvi megfelelőit a cég tapasztalt munkatársai gyakran jobban tudják, mint maguk a fordítók. Nem kizárt például, hogy a cég azzal szeretne kitűnni a tömegből, hogy egy-egy általánosan elterjedt terminus helyett inkább saját verziót használ. Érdemes ezért legalább javaslatot tenni az ilyen kifejezések fordítására a terminológiai adatbázisban. Ha a cégnek van védjegye, egyedi technológiája, ezeknek szintén a listában a helyük. Ha még nincs meg a fordításuk, az sem baj, de legalább az eredeti nyelven szedjük össze őket, hogy meg tudjuk beszélni a fordítóirodával, hogy most, az első fordításkor fog megszületni a megfelelőjük.
Egyedi kifejezések a cégben
Nem lehet, hogy a cégen belül is különböző módon hívnak néhány dolgot? Itt az idő az egységesítésre, ugyanis annál több félreértés és magyarázkodás kerülhető el a jövőben. Ha a cég honlapja például egyedi jelmondatot vagy menüpontokat tartalmaz, ezeknek bele kell kerülniük a terminológiai adatbázisba: ettől kezdve mindig azonos módon fordítják majd őket a fordítók, és a szövegírók sem használnak alternatív kifejezéseket.
Láthatjuk tehát, hogy a terminológiamenedzsmentnek sok az előnye, mégis sokszor előfordul, hogy egy cég nem foglalkozik vele. Nagy a pörgés, és nincs rá idő. Senki sem ért hozzá, mindenkinek van fontosabb dolga. Bonyolult tud lenni, néha még egy nyelvész is megizzad, amíg összehozza. És voltaképp nem ez a legfontosabb: tök jó, ha van, de lehet nélküle élni. Amelyik cég ezeket a kifogásokat le tudja küzdeni, versenyelőnyre tesz szert, és képes lesz felülemelkedni a versenytásain.
A Villámfordítás minden fordítás alkalmával használ terminológiai adatbázist, és ha nincs, de szükség lenne rá, létrehoz egyet a megrendelő számára. Ez nem jár külön költséggel, de nagy értéket képvisel majd a jövőbeli munkában.
Érdeklik a részletek? Így dolgozik egy fordítóiroda a terminológiai adatbázissal >>
