A Villámfordítás már nagyon-nagyon akarta, hogy két hónap home office után visszatérhessen csapata az irodába. Hogyan valósítjuk meg május elején?
Amikor a koronavírus-járvány veszélyhelyzetét kihirdették, a Villámfordítás budapesti irodájának munkatársai home office-ba vonultak. Nagyon hirtelen, egyik napról a másikra hoztuk meg a döntést erről és természetesen nem voltunk teljesen felkészülve rá. Ugyanakkor annyira nem is volt olyan nehéz, mint vártuk. A Villám irodájában már évek óta azt az elvet valljuk, hogy egy jó notebook PC és a gyors internetkapcsolat mindenhez elegendő, ami a fordítási ügyintézésben felmerülhet. Úgy is fogalmazhatnék, hogy nálunk a munka eleve, natív módon távmunka-eszközökre épült, úgyhogy nem álltunk fejre a hirtelen változástól.
Angolosan távoztunk...
A munkatársaink hónuk alá csapták a notebookjukat és otthon maradtak, berendezkedtek a home office-ra. Egy pár nap múlva mindenkit felszereltünk nagy monitorokkal és egyéb szükséges kellékekkel. Ráálltunk a Zoomra, majd a Google Chat-re, napindító meetingekre, csoportos videókonferenciákra.
Távolról sem volt rossz...
Két hónap alatt egészen belejöttünk! Az irodában kezdettől két fő váltotta egymást, délelőtt és délután fogadni tudtuk azokat az ügyfeleinket, akiknek életmentő volt a személyes találkozás, az átadás és átvétel. Egy hónap után egyik-másik munkatársunk azt mondta, hogy gyalog vagy autóval, óvatosan tömegközlekedve megoldja, hogy a héten néhány napot az irodai ügyfélszolgálaton töltsön. Végül már négyen voltunk, reggeltől estig. Aztán eljött az a nap, amikor ideje volt döntést hozni. Elhatároztuk, hogy mindenre felkészülünk és millió óvintézkedéssel a teljes csapatunk jelenlétére is biztonságossá tesszük a szép új irodánkat. Előkészítjük a NAGY VISSZATÉRÉST.
Corona-ready Villámfordítás: mindent megteszünk!
Mindent meg kell tennünk, hogy mindenki biztonságban érezze magát irodai munkavégzés közben. Tudtuk, hogy amíg vészhelyzet van, sőt konkrétan veszély van, addig nem lesz elvárás az irodában dolgozás. Annál jobban örültünk, amikor láttuk, hogy egyre többen választják ezt a lehetőséget a munkatársaink közül.
Óvintézkedések az iroda minden zugában
Felhívtuk minden villámos csapattag figyelmét, hogy aki betegnek érzi magát, gondolkodás nélkül maradjon otthon a saját és a többiek egészsége érdekében. Eleve tudtuk, hogy nem mindenki visszatérésére számíthatunk. Van, amelyikünk idős rokonával együtt él és számára nem vállalható kockázat az, hogy minden nap utazzon. Többünknek vannak gyerekei, akikre az iskolák bezárása miatt vigyázni kell: ők sem mozdulhatnak el otthonról. A 20 fős csapatunk többsége viszont készen áll a visszatérésre.
Hogyan fogunk eljutni a Váci út - Babér utca sarkára?
Egyelőre kerüljük a tömegközlekedést. Az irodaház előtt van parkoló, a környéken a vészhelyzet alatt ingyenes a parkolás, úgyhogy akinek van autója, azzal jön. Az irodaház alatt parkolóház van, ott extra helyeket foglaltunk, minden munkatársunk belépőkártyája nyitja a kapuját.
Aki a sportos vonalat erősíti, jöhet biciklivel. A belvárosból a Duna partján végig kerékpárút vezet idáig. Sőt, a Rákos-patak melletti kerékpárút is elmegy mellettünk, úgyhogy szinte az egész város megközelít bennünket két keréken. Az irodaházunkban van bringatároló és zuhanyzó is.
Mossuk kezeinket
Aki belép a Danubius irodaházba, nagyon klassz automata kézfertőtlenítőt talál a portán és a liftek ajtajánál. Az irodánk a 6. emeleten van, ott is kiraktunk nagy kiszerelésű kézfertőtlenítőt a bejáratnál. A belépés után az ügyféltérben nemcsak a munkatársaink, hanem a hozzánk betérő ügyfelek is tartózkodni szoktak, tehát ott is napjában többször fertőtlenítjük az ajtót, kilincseket, asztallapokat, igazából mindent.
Az ügyfélszolgálatot ellátó munkatársaink maszkot hordanak, az egyszerű kék, sebészeti fajtából, ami történetesen éppen olyan árnyalatú, mint a Villámfordítás karakteres kék színe. Ebből sikerült eleget beszereznünk ahhoz, hogy ha elhasználódik, akkor válthassuk, sőt mindenki asztalánál is legyen egy tartalék belőle.
A mosható, textil maszkjaink már készülnek, egy ismerős varrja őket, nemsokára azokban is parádézhatunk az irodában.
A munka szigetei
Átrendezzük az asztalokat az irodánkban, háromfős “szigeteket” hozunk létre, az asztalok jó kétméteres távolságba kerülnek egymástól. A szigetek közepére kerültek a hatalmas szobanövények és a monitorok kartondobozai, hogy térelválasztóként elhatárolják a szemben ülőket egymástól.
Az ügyfélszolgálattal kapcsolatos berendezéseinket szigorúan az ügyféltérbe csoportosítottuk, hogy például egy nyomtatásért senkinek se kelljen végigszaladnia az irodán, a hivatalos tanúsítványok fűzése is helyben történik.
Az a szerencse, hogy ilyen szuper jó az idő, ezért gyakran szellőztetünk minden szobában. Beszerzünk elegendő nedves törlőkendőt az asztalok, gépek, billentyűzetek, egerek, telefonok törölgetéséhez.
Mivel egy kicsit túlméreteztük az irodánkat, ezért ha valaki extra biztonságra vágyik, akár egy teljes külön szoba is a rendelkezésére áll.
A villámkonyha
Az, hogy együtt ebédelünk, sajnos most nem működik. A gyönyörű nagy, napos konyhánk egy-két személyes használatú lett. A közös dolgokat, például a kávéfőzőt, vízforralót, mosogatócsapot, hűtőajtót, étkezőasztalt is fertőtlenítjük naponta többször.
Mit éreznek ebből az ügyfeleink?
Reméljük, hogy a hozzánk személyesen ellátogató partnereink biztonságban érzik majd magukat. Természetesen mindenkinek javasoljuk a távkapcsolatot, hiszen a Villámnál szinte mindent el lehet úgy intézni, de az utóbbi hónapokban kiderült, hogy a “szinte” mennyire nem elegendő. Nagyon büszkék vagyunk arra a sok megoldott esetre, amikor szükség volt ránk és mi elérhetők voltunk.
Eddig online fizetési lehetőségeink is voltak (Simple, PayPal) és volt házipénztárunk is. Most már a bankkártyás fizetés is működik helyben, beszereztünk egy POS terminált.
Nagy örömmel üdvözölnénk minden betérőt egy meleg kézfogással, de ez a járványveszély alatt nem tanácsos, úgyhogy maradunk a kedves mosolynál és a kávé-víz-narancslé kínálásánál.
Hát így zajlott a mi nagy visszatérésünk. Biztosan lesz még ennél jobb is, sőt talán rövidebb időszakokra rosszabb is, de most épp itt tartunk. Szeretnénk, ha a hazai gazdaság leállása nem rajtunk múlna, mert mi itt leszünk és tenni fogjunk a dolgunkat. Ha módunk van rá, mindent jóra fordítunk.
